Como funcionam as diligências em um inquérito policial e o que executivos devem saber

As diligências em um inquérito policial são atos destinados a esclarecer fatos, identificar possíveis envolvidos e reunir elementos para que o Ministério Público avalie se há base para oferecer denúncia. Podem incluir oitivas, perícias, requisições de documentos, análise de dispositivos eletrônicos, buscas e apreensões, além de consultas a bancos de dados.

Para sócios e diretores, a investigação raramente se limita a uma pergunta individual. Uma decisão de contratação, uma transferência financeira, uma aprovação em ata ou uma comunicação interna pode ser examinada em conjunto com a conduta de outras pessoas e com os controles da companhia.

O inquérito é conduzido pela autoridade policial, mas não funciona como um processo judicial completo. A investigação possui natureza preparatória e, em regra, não define sozinha a responsabilidade penal. Ainda assim, declarações, documentos e perícias produzidos nessa etapa podem influenciar a formação da opinião do Ministério Público e as decisões judiciais posteriores.

O Código de Processo Penal, no texto disponibilizado pelo Planalto, disciplina diversos instrumentos de investigação, sempre dentro dos limites constitucionais. A defesa precisa observar não apenas o conteúdo de cada ato, mas também sua finalidade, sua legalidade e o momento em que ocorre.

Uma diligência pode ter função confirmatória, quando busca verificar uma hipótese já formulada, ou exploratória, quando procura novos elementos. Essa diferença muda a resposta adequada. Entregar documentos sem delimitar o contexto, por exemplo, pode ampliar uma interpretação inicialmente restrita.

A intimação é um dos atos mais comuns. Ela pode convocar uma pessoa para prestar declarações, solicitar documentos ou comunicar a realização de determinada providência. Receber uma intimação não significa, por si só, que o destinatário será denunciado, mas ignorá-la pode causar prejuízos processuais e aumentar a tensão da investigação.

A oitiva de sócio ou diretor exige preparação específica. O entrevistado deve conhecer os limites do que sabe, evitar respostas especulativas e compreender que a posição de liderança não equivale automaticamente à autoria de qualquer irregularidade praticada na organização.

A busca e apreensão depende, como regra, de decisão judicial fundamentada, com indicação do local e dos elementos procurados. O cumprimento deve observar o alcance da ordem, sem transformar uma autorização específica em acesso ilimitado a todos os dados corporativos.

Durante a diligência, a empresa pode designar representantes para acompanhar o cumprimento, registrar os itens apreendidos e apontar eventual presença de materiais estranhos ao objeto da ordem. Não é recomendável apagar arquivos, dificultar o acesso autorizado ou confrontar fisicamente os agentes. A reação deve ser organizada, documentada e orientada juridicamente.

Também podem ocorrer requisições de documentos fiscais, contábeis, societários, bancários ou trabalhistas. O fato de a autoridade solicitar material não significa que todo o acervo da companhia deva ser enviado sem triagem. É necessário verificar o período, a relação com o fato investigado, a proteção de dados pessoais e a existência de informações pertencentes a terceiros.

Em investigações digitais, podem ser examinados celulares corporativos, computadores, contas de e-mail, registros de acesso e sistemas internos. O Marco Civil da Internet, em sua versão oficial, estabelece regras sobre registros e proteção da vida privada, mas cada pedido deve ser analisado conforme o dado pretendido e a medida utilizada.

A requisição de quebra de sigilo bancário ou fiscal normalmente exige ordem judicial, com fundamentação e delimitação. O mesmo cuidado vale para dados telefônicos: obter informações cadastrais ou registros de chamadas não é equivalente a interceptar comunicações, que possui requisitos próprios e controle judicial mais rigoroso.

A primeira providência é impedir que a comunicação interna se torne uma nova fonte de risco. Mensagens como “vamos alinhar uma versão” ou “apague esse histórico” podem ser interpretadas de maneira muito mais grave do que a intenção original. A orientação deve ser clara: não apagar, alterar, ocultar ou criar documentos depois que a investigação se torna conhecida.

O canal de comunicação entre diretoria, jurídico, compliance, tecnologia da informação e defesa deve ser definido previamente. Assuntos sensíveis não devem circular em grupos amplos ou em contas pessoais, principalmente quando envolvem dados de clientes, informações estratégicas ou documentos sujeitos a sigilo.

A preservação de provas não significa reunir indiscriminadamente tudo o que existe. Significa identificar fontes relevantes, impedir a eliminação automática de registros e manter cópias forenses ou controladas quando necessário. O checklist estratégico de preservação probatória no inquérito policial pode ajudar a estruturar essa primeira resposta.

Considere um diretor que aprova pagamentos com base em relatórios preparados por uma área operacional. Se a investigação questionar uma dessas transações, a defesa precisará avaliar não apenas o contrato final, mas também a cadeia de aprovação, as versões anteriores, os alertas de auditoria e os registros que demonstram quais informações estavam disponíveis no momento da decisão.

Apresentar documentos sem narrativa probatória também pode ser um erro. Um conjunto de planilhas sem explicação pode parecer inconsistente, enquanto uma documentação organizada por datas, responsáveis e finalidade permite compreender o processo decisório sem substituir a análise da autoridade.

A estratégia cível ou empresarial deve ser coordenada com a criminal. Uma manifestação em disputa societária pode conter afirmações sobre intenção, conhecimento ou fluxo financeiro que serão analisadas em um inquérito paralelo. Antes de protocolar peças em frentes diferentes, as equipes precisam mapear fatos comuns e pontos de divergência.

A repetição de pedidos sobre o mesmo fluxo financeiro pode indicar que a autoridade está tentando reconstruir a cadeia de decisão. Também merece atenção a solicitação de documentos de períodos anteriores, a inclusão de novos funcionários nas oitivas e a busca por mensagens entre áreas que não apareciam na apuração inicial.

Outro sinal é a mudança de foco, passando da existência de um fato para o conhecimento que cada administrador tinha sobre ele. Nesse momento, atas, relatórios de auditoria, alertas de compliance e registros de aprovação podem ganhar peso para avaliar se houve ciência, omissão relevante ou atuação dentro das atribuições do cargo.

Um erro frequente é tratar a investigação como assunto exclusivamente do departamento jurídico interno. A defesa penal precisa dialogar com contabilidade, segurança da informação, recursos humanos, auditoria e comunicação corporativa, mas cada área deve saber quais informações pode compartilhar e por qual canal.

Também é arriscado fazer contato informal com testemunhas para “entender o que elas vão dizer”. Mesmo uma conversa bem-intencionada pode ser interpretada como tentativa de influenciar depoimentos. A orientação deve preservar a autonomia das pessoas e evitar qualquer pressão, promessa ou ameaça.

A exposição pública exige cautela adicional. Postagens em redes sociais, comunicados apressados e comentários em grupos profissionais podem criar contradições ou revelar documentos protegidos. O guia sobre reputação executiva no LinkedIn durante uma investigação aborda como reduzir riscos de comunicação sem transformar o silêncio em admissão.

A Cicotti atua na análise de investigações que envolvem empresas, sócios e executivos, considerando a interação entre documentos, tecnologia, governança e decisões individuais. O trabalho pode incluir acompanhamento de atos, avaliação de requerimentos, organização de informações e preparação para possíveis medidas judiciais, sempre conforme os elementos disponíveis no caso concreto.